कार्यालय म्हणजे काय?

Categorized as Blog

सर्वच व्यावसायिक आपल्या व्यवसायाच्या वाढीसाठी आणि नियंत्रणासाठी कार्यालयाची निर्मिती करत असतो. कार्यालयामध्ये व्यवस्थापन, विविध निर्णय घेण्यासाठी आणि कामाचे योग्य नियोजन करण्यासाठी कार्यालय उपयोगी ठरत असते.

कार्यालय म्हणजे संस्थेचा असा विभाग असतो, की जेथे संस्थेतील कामाच्या कार्यक्षम व्यवस्थापनासाठी संस्थेची व्यवहारांच्या नोंदी केल्या जातात. त्या नोंदींच्या जतन केले जाते आणि त्यांचा वापर केला जातो. तसेच अंतर्गत व बहिर्गत संपर्क विषयक सोयी उपलब्ध करून देऊन संस्थेच्या वेगवेगळ्या खात्यांचे कामांमध्ये एकसूत्रता आणली जाते.

किराणा मालाचे दुकान किंवा शिंपी असे लहान प्रकारचे व्यावसायिक आपल्या व्यवसायाचे सर्व व्यवहार स्वतः बघत असतात. यांचे बर्‍यापैकी व्यवहार रोख स्वरूपाचे असतात.

मोठे कारखाने आणि उद्योग धंदे यांच्या कामाची व्याप्ती लहान व्यावसायिकाच्या मानाने खूप मोठे असते. मोठ्या उद्योगधंद्यांची व्यवहार उधारी वरच असतात. त्यासाठी या व्यवहाराची नोंद करणे गरजेचे असते.

व्यवहाराची नोंद करण्याच्या पलीकडे व्यवसाय अथवा संस्था यांचा कामातील सुसूत्रता आणण्यासाठी कार्यालयाची गरज भासते.

या लेखात आपण कार्यालय म्हणजे काय जाणून घेणार आहोत. यात आपण कार्यालयात केली जाणारे विविध कार्ये, कार्यालयाचे महत्व व कार्यालयातील कामाची विभागणी कशी केली जाते? याविषयीची सविस्तर माहिती जाणून घेणार आहोत.

कार्यालय म्हणजे काय?

विषयकार्यालय
प्रकारव्यवस्थापन आणि इतर विभाग यांना जोडणारा दुवा
कार्यनिर्णय घेण्यासाठी व्यवस्थापनाला मदत करणे.

ऑफिसला मराठीमध्ये कार्यालय असे म्हणतात. कार्यालय म्हणजे संस्थेचा असा विभाग असतो, की जेथे संस्थेतील कामाच्या कार्यक्षम व्यवस्थापनासाठी संस्थेतील व्यवहारांच्या नोंदी केल्या जातात. त्या नोंदींचे जतन केले जातात आणि त्यांचा वापर केला जातो. तसेच अंतर्गत व बहिर्गत संपर्कविषयक सोयी उपलब्ध करून देऊन संस्थेच्या निरनिराळ्या खात्यांच्या कामामध्ये एकसूत्रता आणली जाते.

एखाद्या कंपनीमध्ये कच्चामाल किती आणला? केव्हा आणला? किती वापरला? किती शिल्लक राहिला? किती वाया गेला? अशा वेगवेगळ्या घटनांची नोंद ठेवायला लागते. तसेच तयार झालेल्या पक्क्या मालातील चांगला माल किती विक्रीसाठी बाजारात पाठवला आणि किती शिल्लक राहिला याचीही नोंद ठेवावी लागते.

अशा प्रकारचे व्यवहार आणि त्यांच्या नोंदी ठेवणे कार्यालयाचे काम असते.

संस्थेचे मुख्य कार्य कार्यक्षमतेने करण्यासाठी कार्यालय पूरक भूमिका बजावते. कार्यालयाच्या पूरक स्वरूप कामास प्रशासकीय काम असे म्हणतात.

आधुनिक काळातील कार्यालयाचे महत्व

स्मृती केंद्र – सर्व प्रकारच्या व्यवहाराच्या नोंदी जतन करून ठेवल्याने त्याचा भविष्यकाळात संस्थेला उपयोग करता येतो. संस्थेतील सध्याचे कर्मचारी बदलले तरीदेखील, पूर्वी कोणते निर्णय कसे घेतले होते याची माहिती समजते आणि त्यावरून आता काय करायला पाहिजे याविषयी निर्णय घेता येतो.

माहिती पुरवणे – संस्थाचालकांना वेगवेगळ्या व्यवहाराच्या बाबतीत निर्णय घ्यावे लागतात. हे निर्णय घेत असताना त्यांना योग्य ती माहिती उपलब्ध करून देण्याचे काम कार्यालयाचे असते.

संपर्क साधन – संस्थाचालकांनी घेतलेले निर्णय आणि आदेश संबंधित कर्मचारी आणि अधिकारी यांच्या पर्यंत पोहचवण्याचे काम कार्यालय करते. संस्थेच्या वतीने बाहेरील व्यक्ती आणि संस्था यांच्याशी संपर्क ठेवण्याचे काम कार्यालयाचे असते. माहितीची देवाण-घेवाण संपर्क व्यवस्थेशिवाय करता येत नाही.

नियंत्रण केंद्र – संस्थाचालकाने दिलेल्या आदेशांचे आणि निर्णयांची संबंधित खात्याने अंमलबजावणी केली आहे का नाही या बद्दलचा अहवाल व्यवस्थापनाकडे येत असतात. या अहवालाची तपासणी करून त्याबाबत शंका विचारण्याचे अधिकार कार्यालयाला असतात.

कार्यालयाची कामे कोणती?

सहकारी, खाजगी किंवा धर्मादाय अशा कोणत्याही प्रकारची संस्था असो, त्या संस्थेचे व्यवस्थापनाला अचूक निर्णय घेणे आवश्यक असते. यासाठी योग्य वेळी योग्य प्रकारची माहिती मिळाली तर कार्यालयाची मदत होते.

कार्यालयाची कार्य हे दोन प्रकारात विभागले असून पहिल्या प्रकारात माहिती संबंधिताची कार्य तर दुसऱ्या प्रकारात इतर कार्यांचा समावेश होतो.

कार्यालयाची प्राथमिक कार्य

माहिती गोळा करणे – योग्य निर्णय घेण्यासाठी आणि संस्थेचे दैनंदिन कार्य व्यवस्थित पार पाडण्यासाठी माहिती मिळवावी लागते. ही माहिती संस्थेच्या बाहेर असलेल्या वर्गाकडून मिळवावे लागते. उदाहरणार्थ सरकार, ग्राहक आणि मालपुरवठा करणारे

माहितीची नोंद करणे – बाहेरील संस्थाकडून मिळालेल्या माहितीची योग्य प्रकारे नोंद करणे गरजेचे असते.

माहितीचे जतन करणे – कागदपत्रांमध्ये केलेल्या नोंदीच्या स्वरूपात विविध प्रकारची माहिती अस्तित्वात असते. ही माहिती बऱ्याच काळापर्यंत उपयोगात येणारे असते. यासाठी याची जाणीवपूर्वक जतन करणे गरजेचे असते. उदाहरणार्थ. स्थावर मालमत्तेची खरेदी पत्रे, इतर संस्थांशी केलेले व्यवहारिक करार, कर्मचाऱ्यांची सेवा पुस्तके, सरकारी कर विषय कागदपत्रे, हिशोबाची पुस्तके आणि प्राप्तिकर कायद्यानुसार आठ वर्षे जतन करून ठेवावी लागतात.

माहिती पुरवणे – वरील तीन कार्य योग्य पद्धतीने झाली तरच हे कार्य व्यवस्थित पणे पार पडू शकते. व्यवस्थापनाला विविध प्रकारचे निर्णय घेण्यासाठी माहितीची आवश्यकता असते. उदाहरणार्थ. कोणत्या वस्तूची किती प्रमाणात केव्हा, कोणाकडून खरेदी करायची तसेच कोणत्या मालाची किती प्रमाणात किंवा कोणास कशा प्रकारची विक्री करायची (उधारी) याचे निर्णय घेण्यासाठी व्यवस्थापनाला योग्य माहिती असणे आवश्यक असते.

कार्यालयाची दुय्यम कार्य

संस्थेला अनेक बाह्य व्यक्तींशी आणि इतर संस्थांशी संपर्क ठेवावा लागतो. या साठी पत्र पाठवले जाते. पत्र लिहिण्याचे काम पत्र व्यवहार खात्यामार्फत केले जाते.

कार्यालयामध्ये विविध प्रकारचे कागद, पेन्सिली, बॉल पेंस, टाचण्या, खोडरबर, नोंदवह्या खरेदी करून ते गरजेनुसार कार्यालयातील कर्मचाऱ्यांना उपलब्ध करून देणे कार्यालयाचे काम आहे.

कॅल्क्युलेटर, प्रिंटर, संगणक अशा विविध यांत्रिक साधनांची व्यवस्था करणे कार्यालयाचे काम असते. यामुळे कार्यालयीन कामात अचुकता येते.

कार्यालयात केले जाणारे कामे कोणत्या क्रमाने आणि कोणत्या प्रकारे करावी याचे नियोजन करण्याचे काम कार्यालयाच्या व्यवस्थापनाचे असते.

तसेच कार्यालयात विविध प्रकारची कामे आणि त्यासाठी लागणारे कौशल्य असणाऱ्या कर्मचाऱ्यांची निवड करून त्यांना योग्य ते प्रशिक्षण देऊन व्यवस्थितरीत्या काम करून घेणे कार्यालयाचे काम आहे.

ग्राहक, मालपुरवठा करणारे, अर्थसहाय्य देणारे किंवा विविध सरकारी खात्यातील अधिकारी यांच्याशी संपर्क राखण्याचे काम कार्यालयाचे असते.

कार्यपद्धती म्हणजे काय?

कार्यालयातील कामाची विभागणी करण्यासाठी प्रशासकीय विभाग आणि कार्यकारी विभाग असे दोन प्रकार पाडण्यात आले आहेत. या दोन्ही विभागाकडून संस्थेसाठी योग्य ते निर्णय घेऊन योग्य प्रकारे कामाची विभागणी केली जाते.

प्रशासकीय विभाग कार्य

  • पत्रव्यवहार करणे
  • टंकलेखन करणे
  • बाहेरून आलेल्या टपालाची छाननी करून खाजगी आणि वैयक्तिक टपाल बाजूला करणे तसेच ते टपाल संबंधित व्यक्तीकडे पाठवणे. तसेच बाहेर जाणारे पत्र जावक टपाल नोंदवहीत नोंदवणे.
  • संस्थेतील निरनिराळ्या विभागात लेखन साहित्य आणि इतर साधन सामग्री उपलब्ध करून देणे.
  • कार्यालयात यंत्र आणि साधन गरजेनुसार उपलब्ध करून देणे. उदाहरणार्थ झेरॉक्स मशीन, प्रिंटर, संगणक, स्तेपलर मशीन
  • खरेदी पत्रे, करारपत्र, प्रमाणपत्र, परिपत्रक यांचे जतन करून ठेवणे. यासोबतच वेगवेगळ्या हिशोबाच्या नोंदवह्या जतन करून ठेवणे.
  • संस्थेतील व्यवहार आणि खर्च याबाबत माहिती जमा करणे.
  • वार्षिक किंवा सहामाही नफा-तोटा पत्रक आणि ताळेबंद तयार करणे.
  • प्राप्तीकर, विक्रीकर, उत्पादन शुल्क आणि सरकारी कर वेळेवर भरणे.
  • वेतन, भविष्य निर्वाह निधी, ग्रॅच्युईटी, निवृत्ती वेतन यासारखे व्यवहार करणे.

कार्यकारी विभाग कार्य

  • मालाची योग्य प्रकारे खरेदी करणे.
  • कच्चामाल आणि पक्का माल किती आहे ? किती वापरला ? याची रोजच्या रोज नोंद करणे.
  • ग्राहकाकडून परत आलेल्या मालाची नोंद करत नाही.
  • कामगारांनी केलेल्या जादा वेळ कामाची नोंद ठेवणे.
  • यंत्राची खरेदी-दुरुस्ती, वीज वापर, इंधनाचा वापर याची नोंद ठेवणे.
  • मालाची साठवण करणे.
  • पक्क्या मालाची योग्य विक्री करणे.
  • उधारी मंजूर करणे आणि उधारी वसूल करणे.
  • संस्थेच्या पक्क्या मालाची जाहिरात करणे.
  • माल ग्राहकाकडे पाठवण्यापूर्वी तो वाहतुकीत सुरक्षित राहावा यासाठी त्याची व्यवस्थित पॅकिंग करणे.
  • कागदपत्रांचे जतन करणे.
  • अर्थपुरवठा करणाऱ्या संस्थांचे पत्रव्यवहार करणे.
  • कर्मचाऱ्यांच्या भरतीसाठी जाहिराती देणे आणि अर्ज मागवणे.
  • उमेदवारांची लेखी परीक्षा घेणे त्यांच्या मुलाखती घेणे आणि त्यांची नेमणूक करणे.
  • कामगार संघटनांशी झालेले करार जतन करणे तसेच प्रत्येक कर्मचाऱ्यांचे सेवा पुस्तक अद्ययावत ठेवणे.

सारांश

आजच्या या पोस्टमध्ये आपण कार्यालय म्हणजे काय (office information in marathi) आणि कार्यालयाचे महत्व, वैशिष्ट्ये याविषयी माहिती जाणून घेतली. जर तुम्हाला ही माहिती आवडली असेल तर तुमच्या मित्रांनाही नक्की शेअर करा.

FAQs

अंतर्गत दळणवळण म्हणजे काय?

व्यवसाय संस्थेमध्ये वेगवेगळे विभाग असतात. एका विभागाकडून दुसऱ्या विभागाकडे माहिती पोचवण्याचे काम कार्यालय करते. ही माहिती पोहोचवण्यासाठी कार्यालयातर्फे शिपाई नेमला जातो किंवा दूरध्वनी ची सोय करण्यात येते. यालाच अंतर्गत दळणवळण असे म्हणतात.

बहिर्गत दळणवळण म्हणजे काय?

ग्राहक, मालपुरवठा करणारे, विविध सरकारी खाती, अर्थपुरवठा करणाऱ्या संस्था अश्या बाह्य संस्थांशी व्यवहार करण्याला बहीर्गत दळणवळण असे म्हणतात.